Følg med teknologien

Brugen af informationsteknologiske systemer (IT-systemer) har revolutioneret det moderne kontor. Der er mange fordele ved at bruge IT-systemer på et kontor, men de tre vigtigste fordele er effektivitet, kommunikation og organisering.

Effektiviteten øges, når opgaverne kan udføres hurtigt og præcist ved hjælp af it-systemer. Data kan f.eks. indtastes i et regneark med få klik med musen, og rapporter kan genereres på få minutter. Denne effektivitet gør det muligt for medarbejderne at bruge mere tid på opgaver, der kræver menneskelig interaktion og kreativitet, i stedet for at bruge tid på kedelige, manuelle opgaver.

Kommunikationen forbedres ved brug af it-systemer, fordi oplysninger hurtigt og nemt kan deles mellem medarbejderne. E-mail er et godt eksempel på, hvordan kommunikationen kan strømlines med IT-systemer. Med e-mail kan medarbejderne nemt sende beskeder til en stor gruppe mennesker eller til en enkelt person med få klik. Derudover giver e-mailarkiver medarbejderne mulighed for at henvise til tidligere samtaler for at få en afklaring eller reference.

Organisering er en anden vigtig fordel ved at bruge it-systemer på kontoret. IT-systemer kan hjælpe med at organisere oplysninger i et let tilgængeligt format. En medarbejders kontaktliste kan f.eks. gemmes i et softwareprogram som Microsoft Outlook, hvilket gør det nemt for medarbejderen at finde de kontaktoplysninger, som han/hun har brug for, når han/hun sender en e-mail eller ringer op. Desuden kan dokumenter arkiveres i elektroniske mapper og mærkes med nøgleord, så de nemt kan findes, når der er brug for dem.

Hvilke ting er blevet hurtigere på arbejdspladsen?

Der er en række ting, der er blevet hurtigere på arbejdet på grund af teknologien, f.eks. kommunikation, tidsregistrering, forskning og dataindtastning. Kommunikationen er ofte meget hurtigere nu, fordi vi kan bruge e-mail, instant messaging og videokonferencer til at kommunikere med kolleger med det samme. Forskning kan gøres hurtigere ved hjælp af internettet og databaser i stedet for at gå på biblioteket og kigge i fysiske bøger. Indtastning af data er også blevet hurtigere, da vi nu kan bruge computere og scannere til at indtaste oplysninger hurtigt og nøjagtigt. Generelt set har teknologien gjort mange aspekter af arbejdet meget hurtigere og mere effektivt.